Najistotniejsze korzyści z mapowania procesów

 

  • Pozyskanie obrazu realizowanych procesów z przypisaną odpowiedzialnością za poszczególne ich etapy, co jednocześnie kieruje uwagę firmy na kluczowe obszary działalności i wspomaga efektywność zarządzania.

 

  • Wypracowanie bazy do optymalizacji – już samo opisywanie procesu + jego wizualne odwzorowanie uwalnia w uczestnikach procesu inicjatywę do jego poprawy. Dodając do tego moderatora w postaci doświadczonego konsultanta, pierwsze wymierne efekty w postaci mikro usprawnień przychodzą w zasadzie jeszcze na etapie mapowania.

 

  • Jedną z głównych cech procesów są miernik - określające czy proces jest efektywny, sprawny i realizowany w najlepszy możliwy sposób. Jedno z praw procesowego podejścia do zarządzania mówi, że: Jeśli procesu nie mierzymy to realnie nim nie zarządzamy, dlatego dopiero ewidencja i pomiar procesów, pozwala efektywnego nimi zarządzać.

 

Modelowanie procesów biznesowych to kluczowe narzędzie podejścia procesowego, pozwalające zwiększać skuteczność szczególnie w obszarach, które wpływają bezpośrednio na zyski przedsiębiorstwa. Jego celem jest zobrazowanie realizowanych działań co wspiera ich optymalizację, umożliwiając poprawę jakości produktów i świadczonych usług oraz usprawniając pracę i poprawiając jej efektywność.

 

Model procesu biznesowego – co warto wiedzieć?

 

Model procesu to rodzaj mapy, diagramu przedstawiającego kolejność wykonywanych działań i czynności w formie następujących po sobie kroków. Mapa procesu powinna uwzględniać zdarzenia, działania i połączenia między nimi ułożone w sekwencję. Można go tworzyć dla różnego rodzaju procesów realizowanych w firmie.

Modele procesów dzieli się na bazowe, określające obecną sytuację (AS-IS) oraz projektowane lub docelowe (TO-BE).

 

Modelowanie procesów zazwyczaj przebiega według następujących kroków:

 

  1. Ewidencja aktualnie realizowanego procesu

  2. Pomiar, analiza i rekomendacje do optymalizacji

  3. Przeprojektowanie procesu

  4. Testowanie i wdrożenie modelu nowego procesu

  5. Stała optymalizacja oparta np. o cykl PDCA (Plan > Do > Check > Act)

 

Ewidencję bazowego modelu procesu wykonuje się zbierając informacje o wykonywanych czynnościach przez wszystkich uczestników procesu, budując jednocześnie zależności miedzy nimi oraz kolejność realizacji. Zbudowaną mapę poddaje się analizie oraz pomiarom, dzięki czemu można zidentyfikować zbędne działania, nadmierne zużycie zasobów lub zbyt długi czas realizacji. Modelowanie procesów zawsze przeprowadza się według ustalonej wcześniej metodologii, co pozwala na zachowanie spójności symboli, oznaczeń i przepływów pracy.

 

Z jakich narzędzi korzystać przy modelowaniu procesów biznesowych?


Wybór narzędzi do modelowania zależy od poziomu szczegółowości jakiej oczekuje organizacja oraz jakiej wymaga proces. Przy pierwszym podejściu do mapowania procesów nie jest konieczne angażowanie uznanych i popularnych metodologii jak BPMN (Business Process Model Notation), UML (Unified Modeling Language), lub wykresów Gantta.

Nadrzędnym celem jest zrozumienie procesu, więc można zacząć nawet od rozpisania go na flipcharcie używając do tego schematu bloczków i strzałek :)

 

Niezależnie od przyjętej metod, prawidłowo przeprowadzone modelowanie procesów biznesowych może przynieść szereg korzyści, począwszy od zrozumienia działania firmy, poprzez wdrożenie zmian organizacyjnych, a skończywszy na usprawnieniu komunikacji. Stałe doskonalenie procesów to również dążenie do:

 

  • Zwiększania wartości dla klienta.

  • Podnoszenia elastyczności biznesu wobec dynamicznie zmieniającego się otoczenia.

  • Wpływu i sprawczości uczestników procesu na sposób jego realizacji.

  • Zbudowania najlepszej wersji procesu na jaką aktualnie stać firmę.

 

W biznesie liczy się nie tylko to, czym dysponuje firma, ale przede wszystkim to, jak wykorzystuje swoje zasoby. Optymalizacja w tym zakresie wymaga zwykle nieustannej pracy, ale przynosi niewątpliwe korzyści. Modelowanie procesów biznesowych to jeden z najlepszych sposobów na zwiększanie efektywności, a profesjonalna pomoc w tym zakresie pomoże Twojej organizacji osiągnąć znacznie więcej.

 

Metody i zasady modelowania procesów

 

Zasady modelowania procesów nie są sztywne, można w tym przypadku korzystać z różnych metodologii. Ważne jest jedynie, aby przyjąć wspólny dla całej organizacji standard, tak aby procesy były jednoznaczne i zrozumiałe. Wybrana metoda mapowania procesów musi umożliwiać zdefiniowanie najważniejszych części opisujących dany proces oraz ich logiczne i graficzne uporządkowanie.

 

Do najważniejszych ogólnych zasad modelowania procesów należą:

 

  • Określenie stopnia szczegółowości z jaką proces będzie opisywany.

  • Rozpoczynanie i kończenie mapy „zdarzeniem”.

  • Zwięzłe formułowanie działań i czynności.

  • Używanie komentarzy w celu doprecyzowania wybranych czynności/działań/etapów procesu.

  • Zachowanie maksymalnej czytelności mapy procesu – użycie czytelnych oznaczeń graficznych.

  • Wykorzystywanie narzędzi umożliwiających nanoszenie poprawek.

  • Konsultowanie poprawności sporządzanych diagramów.

 

 

Modelowanie procesów w organizacji – dlaczego warto?

 

Dlaczego warto zaadaptować podejście procesowe i budować oraz udoskonalać modele procesów biznesowych? Po pierwsze, jest to sprawdzona metoda doskonalenia funkcjonowania przedsiębiorstwa, wykorzystywana między innymi w systemach zarządzania jakością ISO. Modelowanie procesów pozwala przede wszystkim na:

 

  • Podniesienie efektywności procesów.

  • Poprawę jakości pracy.

  • Skrócenie czasu ich realizacji.

  • Znalezienie błędów i wąskich gardeł w procesach.

  • Uzyskanie możliwości oszacowania kosztów procesów biznesowych.

 

Modelowanie procesów to uniwersalny sposób na poprawę funkcjonowania organizacji, sprawdzająca się w każdej branży i w zróżnicowanych strukturach organizacyjnych. Zapraszam do kontaktu, jeśli chcesz skorzystać z fachowej pomocy w tym zakresie.

 

Modelowanie procesów biznesowych jest opisem działań realizowanych w organizacji i ich graficznym odzwierciedleniem. To właśnie wizualne odwzorowanie procesu wskazuje miejsca do optymalizacji działań i zwiększenia ich efektywności poprzez: skrócenie czasu realizacji, zmniejszenia zaangażowania zasobów lub podniesienia jakości.

 

Podejście procesowe do zarządzania przedsiębiorstwem, nazywane BPM (Business Process Management), mimo rosnącej popularności, nadal wzbudza sporo obaw w szczególności w małych i średnich firmach. Zupełnie niepotrzebnie, ponieważ żadna teoria zarządzania nie będzie efektywniejsza niż skupienie się na własnych działaniach i systematycznej poprawie ich skuteczności, aż do wykreowania przewagi konkurencyjnej.

 

Dlatego jestem zwolennikiem upraszczania map procesów do granic przyzwoitości aby osiągnąć nadrzędny cel: zbudowania kompetencji analizy realizowanych w organizacji procesów poprzez pomiar ich efektywności i budowę systemu ciągłego doskonalenia. Jakich korzyści można się więc spodziewać po wykonaniu mapowania procesów w przedsiębiorstwie?

Twój e-mail:
Treść wiadomości:
Wyślij
Wyślij
Formularz został wysłany — dziękujemy.
Proszę wypełnić wszystkie wymagane pola!

Chcesz porozmawiać o efektywności procesów w Twojej organizacji? 
Napisz do mnie.

Modelowanie Procesów Biznesowych 

794 115 512

794 115 512

Logotyp JA