Automatyzacja procesów biznesowych
Automatyzacja procesów biznesowych stała się istotnym elementem każdej przemyślanej strategii biznesowej, nie tylko przyspieszając procesy i usprawniając pracę, ale również pozwalająca zaoszczędzić pieniądze. Business Process Automation (BPA), jednym z najskuteczniejszych sposobów na automatyzację procesów biznesowych.
BPA to metoda optymalizacji procesów biznesowych z wykorzystaniem oprogramowania i technologii informatycznych w celu automatyzacji działań w takich obszarach jak:
-
zarządzanie relacjami z klientami i sprzedażą,
-
zarządzanie finansami,
-
obieg dokumentów,
-
marketing automation,
-
analiza danych.
Zarządzanie Relacjami z Klientami
Zarządzanie relacjami z klientami jest niezbędnym w każdej firmie procesem, pozwalającym na efektywne zarządzanie interakcjami z klientami obecnymi jak również tymi potencjalnymi. Dzięki wdrożeniu narzędzi automatyzujących ten proces, organizacje mogą usprawnić działania związane z sprzedażą, marketingiem i obsługi klienta, co finalnie prowadzi do zwiększenia wydajności, rentowności i zadowolenia klientów. Wśród systemów informatycznych funkcjonuje segment produktów budowanych z myślą o usprawnieniu zarządzania relacjami z klientami, znanej jako systemy CRM (Customer Relationship Management).
W zakresie zarządzania relacjami, systemy CRM umożliwiają ewidencję i analizę informacji o klientach, w tym danych kontaktowych, historii zakupów, preferencji i historii komunikacji.
Taka centralna baza danych o kliencie pozwala osobom odpowiedzialnym za handel i pracownikom obsługi klienta uzyskać całościowy obraz drogi klienta do firmy, co umożliwia optymalizację procesu pozyskiwania nowych klientów i budowę lepszych doświadczeń tych obecnych. Systemy CRM ułatwiają również zautomatyzowanie takich działań jak: planowanie spotkań, śledzenie konwersji leadów i zarządzanie szansami na sprzedaż i dosprzedaż.
Z perspektywy marketingu, wdrożenie CRM może znacząco zwiększyć skuteczność kampanii marketingowych, umożliwiając ukierunkowaną komunikację opartą na segmentacji klientów. Z pomocą danych z CRM marketerzy mogą projektować spersonalizowane kampanie, które trafiają do konkretnych grup klientów, co przekłada się na wyższy współczynnik konwersji i zwiększenie ROI. Dodatkowo, systemy CRM dostarczają narzędzi do automatyzacji e-mail marketingu, integracji z mediami społecznościowymi i zarządzania wydarzeniami, umożliwiając firmom dostarczanie spójnych i istotnych komunikatów w wielu kanałach.
Kolejną istotną funkcjonalnością systemów klasy CRM jest analityka, oferująca rozbudowane możliwości raportowania, które pozwalają firmom śledzić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), takie jak wyniki sprzedaży, współczynniki konwersji leadów, oceny satysfakcji klientów i skuteczności kampanii marketingowych. Wykorzystując te informacje, organizacje mogą podejmować decyzje oparte na danych w celu optymalizacji procesów sprzedaży, strategii marketingowych i ogólnego rozwoju firmy.
Automatyzacja zarządzania relacjami z klientami, przynosi wiele korzyści, dzięki usprawnieniu zarządzania klientami, optymalizacji działań marketingowych i wykorzystania analiz do podejmowania decyzji. Wdrożenie systemu CRM i konfiguracja zgodna ze specyficznymi potrzebami i wymaganiami branży, pomogą budować przewagę konkurencyjną i skierować uwagę na tzw. podróż klienta (customer jurney), co jest kluczowe szczególnie dla firm usługowych.
Zarządzanie Finansami
Zarządzanie finansami jest jednym z kluczowych procesów w każdej organizacji. Wprowadzenie automatyzacji w tym obszarze może pomóc w usprawnieniu procesów księgowych, fakturowania i raportowania i usprawnić powtarzalne i często monotonne działania. Jednym z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania firmowymi finansami jest oprogramowanie księgowe, pozwalające na automatyzację takich procesów jak: księgowanie i generowanie faktur, rozliczanie VAT i podatków oraz generowanie raportów finansowych. W przypadku małych firm i funkcjonujących w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, programy takie są udostępniane w modelu SaaS (Software as a Service), jako aplikacje dostępne z poziomu przeglądarki.
Wśród najpopularniejszych dostawców narzędzi do zarządzania finansami w mikro firmie wymienić należy: infakt (korzystam osobiście), ifirma, wfirma.
Firmy których potrzeby w obszarze zarządzania finansami są bardziej wymagające, co zazwyczaj wynika z wielkości przedsiębiorstwa i złożoności procesów księgowych i raportowych, wykorzystują do automatyzacji systemy ERP (Enterprise Resource Planning). Rozwiązania klasy ERP są kompleksowymi platformami, które integrują różne działy i procesy biznesowe w jednym środowisku informatycznym.
Oto niektóre z kluczowych funkcjonalności systemów ERP, które pomagają w usprawnieniu i automatyzacji procesów finansowych:
-
Zarządzanie podstawowymi procesami księgowymi takimi jak: generowanie faktur, ewidencjonowanie płatności, zarządzanie kontami bankowymi i księgami rachunkowymi.
-
Planowanie i kontrolowanie budżetów i kosztów firmy poprzez śledzenie kosztów projektów i procesów.
-
Analizy finansowe dostarczające danych i raportów finansowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat oraz przepływów pieniężne. Dzięki temu zarząd firmy może monitorować i analizować wyniki finansowe oraz podejmować strategiczne decyzje na podstawie danych finansowych.
-
Zarządzanie należnościami i wierzytelnościami, poprzez ich monitorowanie oraz generowanie raportów na temat ich stanu, dzięki czemu firma może efektywnie zarządzać swoim cash flow i minimalizować ryzyko związane z niewypłacalnością kontrahentów.
Więcej artykułów
Elektroniczny Obieg Dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów jako element automatyzacji procesów biznesowych staje się powoli standardem w nowoczesnym miejscu pracy. Ten kierunek jest efektem rosnących potrzeb firm do usprawnienia najbardziej powtarzalnych działań, zmniejszenia kosztów i zwiększenia wydajności, zwłaszcza w obliczu coraz bardziej dostępnych nowoczesnych technologii. Digitalizacja, skanowanie i elektroniczny obieg dokumentów okazały się skutecznym sposobem na osiągnięcie tych celów.
Proces digitalizacji odnosi się do konwersji fizycznych dokumentów lub danych na format cyfrowy, dzięki czemu są efektywniej przechowywane oraz dostępne dla szerszej grupy odbiorców.
Obieg elektroniczny umożliwia bezproblemową dystrybucję cyfrowych dokumentów w organizacji, zastępując tradycyjne metody, takie jak drukowanie, kopiowanie i fizyczne dostarczanie plików.
Ta zmiana w kierunku przedsiębiorstwa bez papieru nie tylko zmniejsza czas i zasoby wymagane do zarządzania dokumentami, ale także minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego oraz utraty lub uszkodzenia ważnych plików.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jako części automatyzacji procesów biznesowych przynosi oszczędności kosztów, związanych z drukowaniem, przestrzenią magazynową i opłatami pocztowymi. Ponadto, pliki cyfrowe są łatwiej dostępne i łatwiejsze do przeszukiwania niż ich fizyczne odpowiedniki, co poprawia współpracę między pracownikami i promuje bardziej wydajne środowisko pracy.
Oprócz oszczędności kosztów, cyfryzacja i obieg elektroniczny zapewniają przedsiębiorstwom wiele innych korzyści. W przypadku dokumentów cyfrowych łatwiej jest wdrożyć środki bezpieczeństwa i zgodności, ponieważ dostęp do nich można kontrolować i śledzić skuteczniej niż w przypadku plików papierowych. Ponadto cyfrowe rozwiązania w zakresie przechowywania danych oferują większą możliwości odzyskiwania danych w porównaniu z fizycznymi sposobami przechowywania danych.
Wpływ na środowisko naturalne przejścia z procesów opartych na papierze na elektroniczny obieg dokumentów jest kolejną istotną kwestią. Poprzez zmniejszenie zużycia papieru i ilości odpadów, firmy mogą zminimalizować swój ślad węglowy, promując jednocześnie zrównoważone praktyki w ramach swojej działalności.
Elektroniczny obieg dokumentów jako elementu automatyzacji procesów biznesowych jest istotnym czynnikiem w transformacji cyfrowej nowoczesnych organizacji. Dzięki automatyzacji obiegu dokumentów, firmy mogą zoptymalizować swoje procesy, usprawnić współpracę i zredukować koszty, promując jednocześnie bardziej zrównoważone i przyjazne środowisku praktyki.
Marketing Automation
Zarządzanie marketingiem jest kolejnym obszarem biznesowym, w którym automatyzacja procesów może pomóc w osiągnięciu sukcesu. Automatyzacja procesów biznesowych w tym obszarze nazywana jest Marketing Automation i może pomóc w generowaniu leadów oraz zarządzaniu kampaniami i komunikacją marketingową. Systemy Marketing Automation oferują funkcjonalności takie jak: zarządzanie kontaktami i kampaniami marketingowymi oraz generowanie i śledzenie leadów. Dzięki wykorzystaniu zaawansowanych technologii i dedykowanych platform, automatyzacja marketingu umożliwia firmom sprawne zarządzanie potencjalnymi klientami za pomocą wysoce spersonalizowanych i istotnych treści, co w efekcie prowadzi do ich konwersji w zadowolonych klientów. Dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań, marketerzy mogą lepiej alokować swój czas i zasoby na bardziej strategiczne inicjatywy, zwiększając tym samym ogólną wydajność i skuteczność działań marketingowych.
Jednym z kluczowych elementów marketing automation jest email marketing. Dzięki wykorzystaniu zaawansowanych narzędzi, takich jak maile. retargeting, firmy mogą tworzyć ukierunkowane kampanie e-mailowe, które są dostosowane do potrzeb i preferencji potencjalnych klientów.
Taki poziom personalizacji nie tylko pomaga poprawić ogólne doświadczenie klienta, ale także poprawia wskaźniki zaangażowania i konwersji. Retargeting, w szczególności, odgrywa kluczową rolę w ponownym zaangażowaniu klientów, którzy mogli wykazać zainteresowanie produktem lub usługą, ale nie dokonali zakupu. Wysyłając ukierunkowane wiadomości uzupełniające w oparciu o zachowanie użytkowników podczas przeglądania stron internetowych i ich wcześniejsze interakcje z marką, firmy mogą znacznie zwiększyć prawdopodobieństwo przekształcenia klientów potencjalnych w klientów zamawiających i kupujących.
Ponadto, automatyzacja marketingu wykracza poza marketing e-mailowy, obejmując inne kanały cyfrowe, takie jak media społecznościowe, webinaria, strony docelowe i inne. Integrując te różne kanały w jednej platformie, marketerzy mogą uzyskać cenny wgląd w zachowanie klientów, preferencje i wzorce interakcji. Takie podejście oparte na danych pozwala firmom podejmować świadome decyzje dotyczące ich strategii marketingowych, zapewniając, że konsekwentnie dostarczają właściwy komunikat do właściwych odbiorców we właściwym czasie.
Automatyzacja marketingu jest niezbędnym procesem dla firm, które chcą zoptymalizować swoje działania marketingowe i osiągnąć lepsze wyniki. Poprzez automatyzację powtarzalnych zadań, wykorzystanie zaawansowanych technologii oraz przyjęcie podejścia opartego na danych do strategii marketingowej, organizacje mogą znacznie zwiększyć swoje ogólne zaangażowanie klientów i wskaźniki konwersji.
Analiza Danych
W dzisiejszym wysoce konkurencyjnym środowisku biznesowym małe i średnie firmy (MŚP) stale dążą do poprawy swojej efektywności operacyjnej i procesów decyzyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, który może znacząco zwiększyć wydajność i konkurencyjność firmy jest skuteczne wykorzystanie danych i narzędzi raportowania i analityki jako części strategii automatyzacji procesów biznesowych. Wykorzystując narzędzia do analizy danych określanych jako Business Intelligence, MŚP mogą uzyskać cenne informacje, zoptymalizować przepływy informacji i podejmować decyzje oparte na danych, które finalnie napędzają wzrost i rentowność.
Analityka danych obejmuje gromadzenie, przetwarzanie i analizę danych w celu uzyskania użytecznych spostrzeżeń i trendów. Dla małych i średnich firm jeszcze 10 lat temu wejście w obszar business intelligence było trudne ze względu na ograniczone zasoby, wiedzę i infrastrukturę. Jednak wraz z rozpowszechnieniem się zaawansowanych narzędzi raportowo analitycznych, proces zbierania, analizowania i prezentacji danych stał się łatwo dostępny. Narzędzia business intelligence mogą zautomatyzować zbieranie danych z różnych źródeł, takich jak systemy sprzedażowe, CRM, dane finansowe, umożliwiając firmom skupienie się na podstawowej działalności, jednocześnie podejmując decyzje na podstawie precyzyjnych danych.
Sprawne raportowanie w czasie rzeczywistym, czyli wykorzystanie business intelligence, pozwala firmom na wizualizację i przekazanie wyników analiz interesariuszom w łatwo przyswajalnym formacie. Narzędzia BI mogą generować dostosowane do potrzeb interesariuszy raporty i zestawy raportów w postaci tzw. pulpitów nawigacyjnych, które zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym w kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), umożliwiając decydentom dokonywanie świadomych decyzji biznesowych. Przykłady popularnych systemów business intelligence (BI) to: Microsoft Power BI, Tableau, QlikView.
Podsumowanie
Uwzględniając automatyzację procesów w planie rozwoju, firmy mogą ograniczyć wykonywane ręcznie zadania, zwiększając produktywność i pozwalając pracownikom skupić się na działaniach budujących wartość i zwrost biznesu. Ponadto, automatyzacje w takich obszarach jak: zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie finansami, elektroniczny obieg dokumentów, analiza danych oraz automatyzacja marketingu, usprawnią komunikację zarówno wewnętrzną oraz z klientami, scentralizują istotne informacje, umożliwiając podejmowanie decyzji w oparciu o dane - co jest krytycznym aspektem utrzymania przewagi konkurencyjnej.
Punktem wyjścia do budowy automatyzacji i wymagań wobec nowego, efektywnego procesu, jest analiza obecnie realizowanych działań i określenie potencjału do optymalizacji oraz wartości jakie mogą przynieść zmiana danego procesu.