Najczęstszym wyzwaniem w firmach nie jest definiowanie samych mierników lecz pozyskiwanie danych do ich budowy. Zazwyczaj dane te zbierane są w różnych systemach takich jak: ERP, CRM, HR oraz w specjalistycznych systemach branżowych, co powoduje ich rozproszenie, utrudniające analizę. Oczywiście jeśli w organizacji są kompetencje informatyczne, możliwy jest eksport np. do MS Excel, jednak mimo dużej elastyczności i użyteczności, excel nie jest idealnym narzędziem ze względu na konieczność ręcznego "klejenia" danych i ograniczone możliwości automatyzacji co skutkuje koniecznością manualnej obsługi danych generującej błędy.
Microsoft, będący głównym dostarczycielem rozwiązań informatycznych dla biznesu na świecie, widząc rosnące zapotrzebowanie na zbieranie, agregację i analitykę danych zaproponował narzędzie nazwane Power BI, umożliwiające:
Integrację danych z różnych systemów źródłowych.
Zwinne formatowanie i modelowanie danych.
Gotowy zbiór raportów i KPI.
Automatyzację procesów raportowych.
Samodzielną analizę danych dzięki interaktywnym raportom.
Jednak największą korzyścią z perspektywy procesów jest pozyskanie danych umożliwiających i pomiar kluczowych procesów oraz zbudowanie potencjału organizacji bazującej na analizie i doskonaleniu własnych działań.
Niezbędnym elementem modelowania i zarządzania procesami jest budowa systemu mierników, odpowiadających organizacji na kluczowe pytania: Czy realizacja procesu przebiega w optymalny dla jego specyfiki sposób, oraz czy proces jest efektywny? Czyli, czy rezultaty są współmierne do poniesionego zaangażowania i wykorzystanych zasobów. Analiza mierników pozwala na podejmowanie trafnych decyzji, co do sposobu realizacji procesu i jego optymalizacji.
Dlatego właśnie każdy proces mający istotny wpływ na generowanie zysku i sprawność przedsiębiorstwa, powinien posiadać mierniki, które wyrażać się mogą w postaci np.:
Naturalnie powyższe przykłady nie wyczerpują tematu definiowania mierników, są jedynie zbiorem najczęściej wykorzystywanych bez uwzględnienia specyfiki branży i samego procesu.